El apostillado de documentos es un proceso importante para validar documentos y asegurarse de que son legalmente reconocidos en otros países. En Guatemala, el apostillado se puede obtener en línea, lo que hace que el proceso sea mucho más cómodo.
En este artículo, te definiremos qué es la apostilla, para qué sirve, te explicaremos los pasos para obtener el apostillado en línea y se responderán preguntas comunes sobre la apostilla.
Qué es la apostilla y para qué sirve
La apostilla es una certificación que se agrega a un documento para verificar que es auténtico y legal, una acreditación que tiene validez legal en el país donde queremos demostrar los hechos de dicho documento en otro país.
La apostilla es necesaria cuando se necesitan documentos oficiales para su uso en el extranjero, es una verificación de autenticidad del documento en el país receptor.
Es el Ministerio de Relaciones Exteriores quien se encarga del apostillado para validar documentos legales, como certificados de nacimiento, actas de matrimonio, diplomas universitarios y documentos de adopción.
Ejemplos de apostillado de documentos
Un ciudadano guatemalteco que se mudará a otro país necesita un certificado de antecedentes penales. Para que este documento sea reconocido en el país receptor, debe tener una apostilla que otorga el organismo público oficial que emite el documento.
Un ciudadano extranjero que desea estudiar en Guatemala debe presentar su diploma universitario del país donde se emite con una apostilla para que sea reconocido como auténtico.
Si el documento no está apostillado por la institución pública del país emisor, esté documento no tendrá validez legal, por lo que pueden rechazarte el procedimiento que estés cursando.
Requisitos
- DPI o pasaporte en vigor.
- Documento firmado por la autoridad pública competente.
- Título o certificado que queremos apostillar.
- Tener cuenta en la web de MINEX (Ministerio de Relaciones Exteriores).
Crear cuenta en MINEX
Queremos hacer una pequeña pausa antes de seguir con el apostillado del documento en cuestión porque es necesario para hacer el trámite en línea registrarse en MINEX, a continuación te muestro los pasos de cómo hacerlo.
Visitaremos la web de MINEX desde el botón que te pongo abajo y pulsaremos en la opción de “Solicitud de Apostilla Electrónica” como te muestro en la imagen.
En la siguiente pantalla pulsamos en “Crear Cuenta”.
Y lo siguiente es llenar las casillas con todos nuestros datos personales, es importante que coincida a la perfección y no existan errores en el número del DPI o los nombres y apellidos. Y muy importante, insertar correctamente nuestro correo electrónica y una contraseña que luego recordemos, ya que serán los datos de acceso para el apostillado de documentos.
Registrados nuestros datos recibiremos un email de verificación de cuenta para completar el registro.
Con este último paso ya tendremos una cuenta creada y verificada en MINEX.
Pasos para obtener el apostillado en línea
1. Documentación firmada y escaneada
El primer paso es tener el documento que queremos apostillar firmado por la autoridad competente, no solo vale la firma de quien confirmo el documento en su día.
Es decir, para un título universitario que nos emitieron hace unos años, tenemos que volver a la universidad y nos los firme la Secretaría General de la Universidad donde lo cursamos, si es un documento oficial emitido por RENAP, como un certificado de nacimiento o de matrimonio, deberemos ir a una oficina autorizada y deberá firmarlo en Registrador Central autorizado.
Sin la firma de la persona correspondiente, MINEX nos denegará el apostillado del documento.
Con nuestro documento firmado debemos de escanearlo o tomarle una foto con nuestro celular y guardarlo en un archivo PDF, revisa que se vea perfectamente todo, desde el texto, las firmas, no tenga cortes o sea borroso, o en caso contrario MINEX nos rechazará la solicitud.
2. Solicitud del apostillado del documento
Ahora tenemos que visitar la web de MINEX y entrar en la cuenta que nos hemos creado anteriormente poniendo nuestro DPI y contraseña.
Nos aparece un panel de control, pulsamos en “Nueva Solicitud” y crearemos una solicitud nueva de documentos a apostillar.
En la siguiente pantalla pulsamos en “Cargar Documento” y cargamos el PDF que hemos guardado, esperamos que el sistema nos diga que se ha subido correctamente y pulsamos en el botón “Agregar Documento” para añadirlo a la solicitud.
Como podrás ver, ya nos aparecerá la información del documento subido, el documento que queremos apostillar en línea, solo nos queda clicar en “Enviar Solicitud” y habremos terminado el proceso de solicitarlo en línea, ahora queda esperar que nos responda MINEX.
3. Aprobación Apostilla electrónica
Recibiremos la respuesta de la solicitud, si esta denegada, nos indicarán las razones de la misma y deberemos de arreglar para crear una nueva solicitud con los pasos indicados anteriormente.
En caso de que sea aceptada, el siguiente paso es pagar una tasa mediante formularios en Declaraguate, el “Impuesto del Timbre”, que es obligatorio para apostillar cualquier tipo de documento.
Al pagar el impuesto se nos generará una boleta que tenemos que guardar.
Ahora volvemos a nuestra cuenta en la web de MINEX y vamos a la sección de “Aprobadas” donde veremos el documento apostillado.
Como puedes ver, aparece al final una pestaña llamada “Acciones” en el que se indica que ingresemos los datos de la boleta de pago del impuesto del timbre, realizamos la acción y ya solo tenemos que estar pendiente de nuestro correo electrónico que MINEX nos enviará el documento apostillado en línea, este proceso suele tardar entre 5 – 7 días, pero a veces se puede demorar hasta 30 días.
FAQ – Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de apostillado en línea?
El tiempo de procesamiento varía según el documento y el volumen de solicitudes. Sin embargo, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala se compromete a procesar todas las solicitudes en un plazo máximo de 5 – 7 días hábiles, aunque se puede retrasar con el apostillado hasta 1 mes.
¿Cuál es la validez de una apostilla?
La validez de una apostilla depende del país receptor y del tipo de documento. Por lo general, las apostillas son válidas por un período de cinco años a partir de la fecha de emisión.
¿Qué tipos de documentos puedo apostillar en línea en Guatemala?
Puede apostillar una variedad de documentos en línea, incluyendo certificados de nacimiento, actas de matrimonio, diplomas universitarios, certificado de antecedentes penales, entre otros.
¿Cuál es la tarifa para obtener una apostilla en línea?
El apostillado es gratuito, pero sí que debemos de pagar el impuesto del timbre que será mínimo de Q10.00 por hoja.
¿Puedo obtener una apostilla para un documento que fue emitido hace varios años?
Sí, siempre y cuando el documento sea válido, sea un documento que necesite renovación o verificación por parte de las autoridades extranjeras y esté en buenas condiciones.
Por ejemplo, un título universitario no tiene “caducidad”, pero un certificado de matrimonio es posible que nos pidan documentos adicionales si el certificado tiene muchos años.